Column: Doe je dat thuis ook?

Aan allen,

Het komt regelmatig voor dat mensen een PERMANENT-MARKER gebruiken voor een whiteboard. Ik kan u verzekeren dat dit geen goed huwelijk is, omdat wij (Fac. dienst) dan in de weer moeten met allerhande chemicaliën om het whiteboard weer schoon te krijgen.

Dus….voor een whiteboard gebruiken wij voortaan een WHITEBOARD-STIFT! en voor papier gewone stiften.

Het volgende punt: BEAMERS dienen na gebruik afgekoeld uitgeschakeld te worden. Het apparaat geeft dit zelf ook aan (lampje). Als na gebruik direct de stekker uit het apparaat wordt getrokken zonder af te koelen gaat deze dus heel snel stuk.

Laat u een beamer vallen zonder dit te melden, dan kost dat onze organisatie 1300 EURO.

Beamers zijn dus gevoelige apparaten waarmee zuinig omgegaan dient te worden.

Gaarne voor deze zaken eerst KIJKEN, NADENKEN en dan PAS DOEN.

De huismeester

Wie kent hem niet? Hard werkend probeert hij de boel in het gareel te houden. Baalt van klachten die anderen veroorzaken maar bij hem op het bordje komen. Ziet collega’s die gewoon hun gang blijven gaan. Hoe vaak heeft hij het al gezegd? Dan nog maar een keer op de mail, aan iedereen. Net als dit briefje op een damestoilet bij een bank:

Heb je doorgespoeld? Is de nieuwe wc-rol weer opgehangen?

Heb je, indien nodig de spuitbus gebruikt?

Dank je wel namens alle dames van de afdeling.

Maar heeft het zin? We lezen zo’n briefje, voelen ons niet aangesproken. De kans is groot dat er bij het eerstvolgende foute gebruik van een marker een grap over de huismeester gemaakt wordt.

Huismeestermailtjes en toiletbriefjes kom je vooral tegen in grotere organisaties en organisaties die functioneel zijn ingericht. Taakverdeling staat er centraal. Persoonlijkheid, sociale verbanden zijn franje of leiden af van de rationele modellen en de bedachte doelen die bereikt moeten worden.

Hang je in dit soort omgevingen geen briefje op maar spreek je iemand persoonlijk op de misstand aan: ‘Doe je dat thuis ook?’ Dan ben je impertinent. Zo’n vraag hoor je hier niet te stellen. En natuurlijk doen ze dat thuis niet.

Waarom hier dan wel? Het heeft alles te maken met de functionaliteit van de organisatie. Je wordt afgerekend op je taak, de uitvoering van je afgebakende opdrachten, het bereiken van afgesproken resultaten. Privé, persoonlijk, sociaal, dat is vooral voor thuis. En daarmee verschijnen je goede manieren – die onlosmakelijk verbonden zijn met ‘sociaal’- ook niet op het werk.

Veel bedenkers van functionaliteiten en taakafbakening zien niet dat ze daarmee tegelijkertijd linken doorsnijden die medewerkers impliciet samenbinden en samen verantwoordelijk houden voor hun werk. Door de functionele opdeling zijn de verkeerde markers en de kapotte beamer niet een gedeeld probleem, maar het probleem van de huismeester geworden. Het staat niet in jouw taakomschrijving. Daar maak je je dus niet druk om.

Wie zich wel verantwoordelijk gaat voelen en verbindingen maakt, krijgt commentaar: “Daar gaat een ander over.” Of “Waar bemoei je je mee?” Zelfs medewerkers die van huis uit sociaal zijn, laten dat gedrag op een gegeven moment in zo’n omgeving wel uit hun hoofd.

Tenzij je dit allemaal, met elkaar echt een vervelende situatie vindt. Dan is zo’n mailtje van de huismeester een teken dat de werksfeer te functioneel geworden is waarin gewone dingen niet meer gebeuren. Dan praat je er tijdens de koffie en het werkoverleg met elkaar over. Dan spreek je elkaar er op aan als het weer gebeurt en steek je er energie in om de volgende keer niet meer te laten gebeuren. En dan zul je zien dat hetzelfde geldt voor het opruimen van vuile koffiekopjes, de printerlade met nieuw papier aanvullen…. Dat wil niet zeggen dat je werk van een ander gaat zitten doen, maar je werkt samen. Je houdt rekening met elkaar en blijft het grotere geheel van jullie werk tezamen zien. En daarin help je soms en wordt je soms geholpen. Zijn er dan nog steeds huismeestermailtjes of toiletbriefjes?

Door Imelda Schouten

Column: Contact

Er zijn nogal wat mensen die veel eigen ruimte nodig hebben. Op straat merk je dat goed.
Soms zie ik ze vanuit mijn ooghoek aankomen en dan doe ik maar alvast een stap opzij. Het begon erop te lijken dat ik niet anders meer deed dan voor iedereen opzij te stappen.
Maar wat gebeurt er als je blijft staan? Tijd voor een test.

Op zaterdagochtend de stad in.
De eerste bijna-botsing is met een vrouw met een grote rieten mand die recht op me afloopt. De kleine ruimte die overblijft tussen de lantaarnpaal en de scherpe uitsteeksels van de mand doen me automatisch opzij stappen. Daarna een man met een hond aan een riem, die desondanks alle ruimte van de wereld krijgt. Ik schik me in, iets minder dan de vorige keer en pas op niet over de riem te struikelen.
Dan bij AH: sta ik rustig te bekijken welke van de 8 soorten tomaten ik ga nemen, veel keus. Van links word ik opzij geduwd door een blauwe plastic krat, vastgehouden door een medewerkster. Ze kijkt niet naar me, zegt niets. Ze is bezig een bijna lege krat te vervangen. Door de winkel heen trek ik mijn eigen plan. Blijf staan als iemand door me heen wil lopen. Het levert hier en daar een geïrriteerde blik op. En daar hou ik niet van, vandaar mijn inschikpatroon vermoed ik. Bij de diepvries is het goed raak. Ik sta stil en zoek de spinazie. Van de zijkant word ik aangereden door een volle kar, met een klein jongetje erachter. Zijn hoofd komt net boven de berg aankopen uit en hij kijkt me enigszins vertwijfeld aan: ga je echt niet opzij? Nee, ze blijft staan.

Normaal zou ik al een stap opzij gezet hebben om hem ongestoord doorgang te geven. Op die manier heb ik al veel blauwe plekken en kwade aanvaringen vermeden. Maar nu dan: ik voel me een soort boksbal als ik thuiskom.

De dag erna viel me nog iets anders op. We liepen een rondje en gingen een ijsje eten op de markt. Zondagmiddag, aardig weer, veel mensen op het terras. Bijna niemand was alleen: fiets-duo’s, gezinnen, vrienden. Maar het was opmerkelijk stil op de markt: aan ijsjes werd in stilte gelikt, de wijntjes in stilte gedronken. Als je naar de ogen keek, zag je dat bijna iedereen, van jong tot oud, met zijn hoofd ergens anders was, naar binnen gekeerd was. In de ogen van de moeder zag je de agenda voor de komende week, bij de kinderen de verwachtingen van de eerste dag van het nieuwe schooljaar, het computerspelletje dat thuis wachtte. Bij een ouder stel de holle ogen van vermoeidheid van de fietstocht, bij de vriendin dat de sms op haar mobiel belangrijker was dan de vriend die ernaast zat. Op het oog leek het samen, maar bij nader inzien zat vrijwel iedereen met zijn gedachten op een andere plek. En eigenlijk trof me dat nog harder.

Want dit is de situatie die in organisaties thuishoort. Je ziet het eerst misschien niet, omdat je familie en vrienden associeert met gezellig samen zijn. In organisaties ben je doelgericht bezig, zitten veel mensen achter een beeldscherm, zijn met hun taak bezig. En delen hun tijd en aandacht functioneel in. Ze praten met elkaar als het nuttig of nodig is en gaan dan verder met hun eigen lijn. Maar kijk nog eens goed: in restaurants, op terrassen, op straat, tijdens een verjaardag zie je steeds meer mensen functioneel bezig zijn. Hun eigen lijn of hun eigen verhaal domineert en zo nu en dan worden ze daarin ‘gestoord’ door anderen. Dan is tegen elkaar aanbotsen geen slecht idee. Dat helpt misschien wel om weer met elkaar in contact te komen.

Door Imelda Schouten